Excel怎么做公司开销汇总的数据透视图?

一、准备数据

• 首先要确保有一份包含公司开销相关数据的Excel表格，数据应包含例如开销项目（如办公用品、差旅费等）、开销金额、开销日期、部门等相关字段等信息。这些数据需要准确、完整且格式规范，例如日期格式要统一等。

二、创建数据透视图步骤

1. 选择数据源和数据区域
   • 选择数据源：如果数据就在当前工作表中，直接操作即可；如果是外部数据源（如数据库或文本文件），需要先将数据导入到Excel中。数据源中的数据应准确且完整，避免数据缺失或错误影响后续操作。
   • 选择数据区域：选中包含公司开销数据的单元格范围，确保涵盖所有需要分析的数据。可以使用鼠标拖动选中整个数据区域，或者如果数据是连续的，也可以通过点击数据区域的左上角单元格，然后按住Shift键再点击右下角单元格来选中。例如，如果数据存放在A1:E100这个区域，就选中这个区域。
2. 创建数据透视表（数据透视图基于数据透视表创建）
   • 在Excel 2013及以上版本中，选中数据区域后，在【插入】选项卡下的【表格】组中单击“数据透视表”按钮。在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“选择一个表或区域”项下的“表/区域”框会显示当前已选择的数据源区域，如果正确就无需更改，直接点击“确定”。在Excel 2002 - 2010版本中，操作方式略有不同，例如在Excel 2002的菜单栏上选择“数据” - “数据透视表和数据透视图”，按照向导逐步操作，选择数据源类型（如“Microsoft Excel数据列表或数据库”），指定数据源区域，确定数据透视表的显示位置（如新建工作表或现有工作表）。
3. 设置数据透视表的字段布局
   • 完成数据透视表创建后，会在指定位置显示一个空的数据透视表以及右侧的“数据透视表字段列表”窗口。将与公司开销相关的字段拖到合适的区域，例如：
     • 将“开销项目”字段拖到“行标签”区域，这样可以按照不同的开销项目进行分类汇总。
     • 将“部门”字段拖到“列标签”区域，以便查看不同部门在各项开销上的情况。
     • 将“开销金额”字段拖到“数值”区域，默认情况下会进行求和汇总，如果需要其他计算方式（如平均值、计数等），可以点击“数值”区域中的“开销金额”字段，在弹出的“值字段设置”中进行更改，这里我们想要汇总开销金额，所以求和是合适的操作。
4. 创建数据透视图
   • 在数据透视表创建好并且布局设置完成后，选中数据透视表，然后在【插入】选项卡中选择合适的图表类型（如柱状图、饼图等）来创建数据透视图。不同的图表类型适用于不同的数据分析目的，例如柱状图适合比较不同项目或部门的开销金额大小，饼图适合展示各项开销占总开销的比例等。
5. 对数据透视图进行格式设置（可选）
   • 标题设置：为数据透视图添加一个清晰明了的标题，说明该图是关于公司开销汇总的内容。
   • 颜色和样式调整：根据个人喜好或公司的展示风格，调整图表的颜色、数据标记样式、线条颜色等，以使图表更加美观易读。
   • 坐标轴设置：如果是柱状图、折线图等有坐标轴的图表，可以设置坐标轴的刻度、标签格式等，确保数据展示合理。
   • 数据标签显示：可以选择显示或隐藏数据标签，显示数据标签可以直接在图表上看到每个数据点的具体数值，但有时可能会使图表看起来比较杂乱，需要根据实际情况决定。