WPS编辑表格文件后,文件增大了怎么办

一、分析文件增大的原因

（一）数据相关

• 数据量过大：如果表格中包含大量的数据记录，例如数百万行或数千列，那么文件大小将会很大。
• 公式和函数复杂：若表格中包含大量的公式和函数，这些计算操作会增加文件的大小。

（二）格式相关

• 单元格格式和样式复杂：当表格中的单元格应用了复杂的格式和样式，例如字体、颜色、边框等，这些额外的信息也会增加文件的大小。

（三）其他元素

• 图表和图像占用空间：表格中若包含大量的图表和图像，这些图形数据会占用较大的空间。
• 粘贴内容带来多余元素：从其他软件粘贴过来的表格，如果源文件内容比较复杂，例如含有许多图像、样式和特殊符号等，粘贴时这些元素可能也会被复制和保存在表格中，导致文件变得更大。

二、减小文件大小的方法

（一）数据处理

1. 删除不必要的数据
   • 检查表格中是否有不必要的数据记录，删除或清除这些数据可以减小文件大小。
2. 选择性粘贴数值
   • 鼠标右键单击单元格，从弹出的菜单中选择性粘贴，勾选数值，可以减小文件大小，同时可以与之前的文件对比效果。

（二）格式调整

1. 清除无用格式
   • 选中那些对格式并无要求的单元格，单击菜单栏 - 开始 - 清除 - 格式即可。这样可以在不影响数据的情况下压缩文件体积，减小文件大小后打开时也不会卡。
2. 简化格式和样式
   • 减少表格中的格式和样式，例如统一使用默认的字体、颜色和边框，可以减小文件大小。
3. 优化公式和函数
   • 检查表格中的公式和函数，尽量简化和优化计算操作，避免不必要的复杂性。

（三）图表与图像操作

1. 压缩图表和图像
   • 如果表格中包含大量的图表和图像，可以尝试使用压缩算法或减小图像的分辨率来减小文件大小。
2. 文件瘦身（针对表格文档）
   • 用WPS打开后，点击菜单栏“云服务”，下方功能区有一个“文件瘦身”图标，点击一下。如果文件中存在隐藏数据或格式，会造成文件增大，此时使用文件瘦身，可以减小文件大小。

（四）粘贴相关

1. 精简源文件元素后粘贴
   • 将源文件中不需要的样式、图像和其他元素删除或者精简，再进行复制粘贴到WPS表格中，这样可以减少粘贴过来的内容和文件大小。
2. 通过记事本过渡粘贴
   • 将文本内容先复制粘贴到Windows自带的记事本或其他无样式的文本编辑器中，再从记事本中复制到WPS表格中。这样可以避免一些文本格式复杂度过高的问题。
3. 部分粘贴重要数据
   • 将表格中较为重要的数据单独粘贴过来，而不是全部粘贴。这样能够减少表格中不必要的数据，同时也能够提高数据的可读性。
4. 转换格式后粘贴
   • 如果以上方法均不能解决问题，也可以尝试将文件转换成PDF等格式后再进行粘贴，这样可以避免样式和格式问题带来的影响。