Excel如何设置避免数据重复录入

Excel设置避免数据重复录入的方法

一、使用数据验证功能

1. 自定义数据验证公式
2. 步骤：
   • 单击“数据 - 数据验证”打开“数据验证”对话框。在“设置”选项卡选择“自定义”，然后输入公式，例如，如果要在A列避免重复录入数据，可输入公式=COUNTIF(A:A,A1)=1。这里要注意公式中的条件区域根据需要选择或者输入，如果不是引用整列，则单元格区域必须绝对引用；条件必须是条件区域中的第一个单元格，像公式=COUNTIF(B1:B10,B1)或者=COUNTIF($B$1:$B$10,B2)都是错误的，起不到禁止作用。
   • 切换到“出错警告”选项卡，标题处可输入“重复”，“错误信息”栏中输入提示语，如“此值与列中已有数据存在重复，请重录!”。这样在该列录入数据时，如果出现输入重复值，就会弹出警告框提示，无法录入重复值。
3. 设置数据有效性为停止样式
4. 步骤：
   • 选中需要编辑的单元格，然后点击菜单栏中的“数据”，再选择“有效性”。在弹出的“有效性”对话框中，找到“出错警告”下方的“样式”选项，将其修改为“停止”。当输入重复数据时，系统将不再允许继续输入。例如重新输入之前已经存在的数据，并点击回车键，系统会提示无法输入重复数据，成功地避免了录入重复数据。

二、使用拒绝录入重复项功能（以WPS为例）

• 步骤：
  • 点击菜单栏“数据”--“重复项”--“拒绝录入重复项”。
  • 按照提示，选择需要编辑的表格区域，可以通过鼠标拖动选中区域，或者手动输入区域范围。在输入数据时，如果发现输入了重复的数据，系统会自动提示。不过默认情况下按下回车键后，仍然可以继续输入，可结合上述数据有效性的设置进一步完善防止重复输入的功能。

三、利用条件格式（用于录入后突出显示重复数据辅助检查）

• 步骤：
  • 选中需要录入唯一值的列，单击“开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值”。这个方法不能直接阻止重复数据录入，但可以在录入数据后方便地看到哪些数据是重复的，以便进行修改。如果在录入过程中收到无法重复录入的提示后，对照单据核对发现当前录入的数据正确，而应该是前方的某条数据录入错误了，这个功能有助于快速找到可能错误的数据。第一个数据验证的技巧在录入中可避免重复值输入，但存在不知道哪个值重复的弊病，这种条件格式突显重复值的方法相对更实用。

四、使用宏（适合大量数据录入且要求唯一性的场景）

• 步骤：
  • 如果需要对大量数据进行输入，并且要求每次输入的数据都是唯一的，可以借助Excel的宏功能实现自动校验。通过编写宏代码，可以在数据输入时自动检测是否有重复值，并给出相应的提示或者自动删除重复数据。不过编写宏代码需要一定的编程知识，对于不熟悉编程的用户可能有一定难度。