只要5分钟 让Excel更有规律的将数据整理出来

一、自定义序列排序整理数据

1. 设置自定义序列
   • 点击Excel表格的开始—选项，点选高级，在右侧下拉找到编辑自定义列表项。单机输入序列，填写自己想要的数据序列，例如要整理北京、上海、广州、深圳四项，就逐步输入后单击添加并确定。如果需要整理其他数据，可以在对应处输入自己的自定义列表。
   • 如果要按照特定顺序整理数据，这一步是关键。通过自定义序列，能告诉Excel你期望的排序顺序。例如，你有一组销售数据，按照不同地区统计，希望按照特定的地区顺序来排列数据以便分析，就可以使用这个方法。这里以简单的地区排序为例，像北京、上海、广州、深圳这样的顺序，自定义后Excel就会按照这个顺序对数据进行排序，而不是默认的字母顺序或其他随机顺序。
2. 进行排序操作
   • 回到Excel主界面，圈选要整理的数据行或者列。例如选择了B列，接下来切换选项卡到数据，然后点击排序。
   • 单击选择以当前选定区域排序后，确认主要关键字是B2单元格中的地点（假设数据从B2单元格开始），单击确定。这样表格内容就会按照刚刚自定义的序列排列方式罗列。例如你之前按照自定义序列设置了地区顺序，那么包含地区信息的数据列就会按照这个顺序重新排列，使得数据更有规律。
3. 统计分类数据频度（可选步骤）
   • 在所有数据后建立一个列，比如叫地点统计，然后分别在列的单元格内输入北京、上海、广州、深圳等要统计的分类内容。
   • 在这列之后再建立一个列，起名次数，输入公式=COUNTIF(B$2:B$19，C2)(不含引号)。COUNTIF函数是Excel中统计在某个范围内满足既定条件单元格的个数。这里就是统计B2到B19单元格内，与C2单元格相符的内容计次。例如你统计每个地区出现的次数，就可以通过这个方法得到每个地区在数据列中的频度，便于进一步的数据分析，比如分析哪个地区的业务量最大等。

二、其他整理数据的方法

• 快速找出错误值
  • 利用筛选功能
    • 如果数据中存在错误值，我们可以利用【筛选】功能。点击单元格中的【筛选】按钮，并把滚动条拉到最下面，此时就能看到列表框中的错误值了。这是因为Excel排序的规则是：数字、文本、逻辑值、错误值，依次由小到大排列，所有类型的错误值都会排在其他数据之后，所以可以快速筛选出错误值并处理。例如在处理一个包含大量计算结果的表格时，如果部分单元格出现错误值，就可以用这个方法快速定位。
  • 利用查找功能
    • 按【Ctrl+F】调出【查找和替换】对话框，点击【查找全部】即可。此时左下角会显示出多少单元格被找到。可以依次点击列表框中被找到的错误值单元格，逐一进行处理。因为在Excel中错误值都是#开头的，所以也可以通过查找「#」，快速找到数据中是否存在错误值。
• 快速填充功能
  • 在某些情况下，我们需要根据指定条件提取数据以便进行后续的统计分析。例如有的公司名称在后面，有的在中间，有的使用的是全角括号，有的使用的是半角括号，还有的使用下划线分隔开这种复杂情况。操作时，在【E2】单元格先手动输入第一个公司名称，然后按【Ctrl+E】，结果秒出。不过此时的结果可能不都是正确的，需要将不正确的数据进行手动修正之后，达到提取数据的目的。这个功能在处理大数据时很有用，例如处理10万行级别的数据，快速填充依然能秒出结果，而且还可以实时动态的来调整提取的内容。如果用函数处理这么大量的数据，Excel可能就直接卡死机了。
• 数据透视表整理数据
  • 选中整张表格或者整个数据区域，点击"插入"--》"数据透视表"。在接下来的窗口内，可以修改数据区域，可以调整数据透视表生成的位置，也可以不做任何修改，直接点击"确定"。通过数据透视表可以方便地对数据进行整理和分析，例如对销售数据按照地区、时间、产品类型等不同维度进行汇总和分析。
• 拆分列整理数据（以特定格式数据为例）
  • 例如B列的负责人信息都挤在一个单元格里，要把这些信息拆分到不同列。以Excel2016为例，单击数据区域任意单元格，【数据】→【自表格/区域】打开数据查询编辑器。单击负责人信息字段标题，【拆分列】→【按分隔符】，先清除默认的分隔符号，选择【拆分为行】，再选择【使用特殊字符进行拆分】→换行符。
  • 保持负责人信息字段的选中状态，【拆分列】→【按分隔符】，保留默认选项，直接点【确定】。单击负责人信息.1字段标题→【转换】→【透视列】→值列选择刚刚拆分出的负责人信息.2字段。单击【开始】→【关闭并上载】即可。使用这种方法有一个分列无法比拟的优点，就是在数据源中增加数据后，只要单击一下【数据】选项卡下的【全部刷新】，就可以获得最新的拆分结果，而不需要进行其他任何操作。
• 使用文本连接符整理数据（以特定规律数据为例）
  • 例如从其他地方复制过来的数据，每两行组成一行的数据这种情况。可以直接用文本连接符「&」连接。在【F2】单元格中输入相应公式，然后向右拖动公式到【I2】；或者在【F2】单元格中输入公式且同时选中【F2:F3】向下复制公式。不过遇到的数据规律可能更复杂，一会是两行数据组成，一会是三行数据组成，一会中间又有空白行隔开这种情况时，就需要多思考，多尝试，找到合适的处理方法。